Van administratie naar grip: de bedrijfskundige kracht van Nedap Ons^® in de ggz 

Betrouwbare bedrijfsvoering begint bij een stevig fundament 

De ggz heeft te maken met verschillende financieringsvormen en veranderende wet- en regelgeving. Het zorgprestatiemodel, de Jeugdwet, Wmo, Wlz en forensische zorg stellen ieder hun eigen eisen. Organisaties die meerdere vormen van zorg leveren, moeten die werelden in hun bedrijfsvoering bij elkaar brengen. 

Voor Nedap Ons® is het vanzelfsprekend dat de ondersteuning van wet- en regelgeving goed geregeld is. Organisaties moeten erop kunnen vertrouwen dat relevante wijzigingen tijdig worden verwerkt, zodat registratie, verantwoording en facturatie kunnen doorgaan. 

Juist het bedienen van kleine én grote organisaties houdt die noodzaak scherp. 

“Als je maanden niet kunt factureren, heb je als kleinere organisatie een serieus probleem,” zegt Ruben. 

Wanneer nieuwe regels in januari ingaan, moet ook de facturatie daarop kunnen aansluiten. Voor kleine organisaties is dat direct van belang voor hun continuïteit. Die eis scherpt de gezamenlijke productbasis waarop ook grotere organisaties vertrouwen. 

Arnoud vult aan: “Ook grotere organisaties voelen dat. Voorfinancieren kost simpelweg geld.” 

Ontwikkelsnelheid gaat daarmee over voorspelbaarheid. Het bedienen van kleine organisaties vraagt om oplossingen die tijdig werken en praktisch bruikbaar zijn. Grote organisaties profiteren van diezelfde discipline. 

Eenvoudig registreren, complexiteit op de achtergrond 

Die bedrijfskundige basis begint bij de registratie door de zorgprofessional. Die moet kunnen vastleggen wat er is gedaan, zonder bij iedere handeling de achterliggende financieringssystematiek te hoeven doorgronden. 

De kracht van de Ons® Suite zit in het scheiden van die twee werelden. De professional registreert bijvoorbeeld behandelen of begeleiden. Op basis van de ingerichte afspraken, cliëntgegevens en regels wordt die registratie vervolgens aan de passende financiering gekoppeld. 

Het werkt als een knikkerbaan: aan de voorkant is de handeling eenvoudig, terwijl de inrichting bepaalt langs welke route de registratie op de juiste plek terechtkomt. Die eenvoud vraagt dus om een zorgvuldig ingerichte achterkant. 

Dat is vooral waardevol voor organisaties die verschillende vormen van zorg combineren. De dagelijkse praktijk van een cliënt volgt niet altijd de grenzen tussen financieringsvormen. De software moet die complexiteit kunnen verwerken zonder dit  steeds bij de behandelaar neer te leggen. 

Een duidelijk weekproces geeft grip 

Eenvoudig registreren is één kant van het verhaal. De andere kant is een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheid. 

Een belangrijke basis daarvoor is het weekurenproces binnen de Ons® Suite. 

Ruben: “Je hebt een heel duidelijk proces van afspraken maken, registreren, controleren, fiatteren, exporteren en uiteindelijk factureren.” 

Daarachter ligt een visie op beheersing: wie registreert, wie beoordeelt en wie mag goedkeuren? Het vierogenprincipe en de inrichting van bijvoorbeeld een weekkaart-profiel maken die verantwoordelijkheden concreet. 

De medewerker controleert de eigen registratie. De teamleider beoordeelt vanuit kennis van de dagelijkse situatie. Afwijkingen worden teruggelegd bij degene die ze kan verklaren en herstellen. Zo ontstaat een korte terugkoppeling tussen uitvoering en beoordeling. 

“Als dat proces goed staat, weet je veel beter waar je staat. Je hoeft niet aan het einde van het jaar ineens te ontdekken wat er allemaal nog gecorrigeerd moet worden.” Pieter van Esch - Financieel directeur Reinier van Arkel. 

Voor grotere organisaties ligt hier een kans om kleiner te denken. Veel kleine organisaties hebben korte lijnen tussen zorgverlening, registratie en facturatie. Grote organisaties kunnen die nabijheid binnen hun teams organiseren, terwijl centrale afdelingen de samenhang en uitzonderingen bewaken. 

Agenda en rooster verbinden zorg en inzet 

Ook de verbinding tussen Agenda en Rooster past in die benadering. 

“Een zorgprofessional werkt vanuit verschillende perspectieven. In de agenda staat het werk rondom de cliënt centraal, terwijl het rooster juist kijkt naar de inzet van de zorgprofessional. Door die twee werelden bij elkaar te brengen, ontstaat er veel meer samenhang,” zegt Arnoud. 

Binnen de Ons® Suite kan het rooster doorvallen in Ons® Agenda. Daarmee komen geplande werktijd en cliëntgebonden afspraken dichter bij elkaar. Rooster- en agendagebaseerde autorisatie kunnen daarnaast helpen om toegang te laten aansluiten op de werkzaamheden. 

Die samenhang ondersteunt een completer beeld van cliënttijd en werktijd. Ze kan ook het beheer vereenvoudigen: minder dubbele vastlegging, minder vertalingen tussen systemen en minder uitzoekwerk om gegevens op elkaar aan te sluiten. 

Open architectuur geeft organisaties ruimte 

De openheid van de Ons® Suite gaat verder dan het beschikbaar stellen van koppelingen. De API’s sluiten aan op dezelfde applicatielaag en vormen geen afzonderlijke externe schil. 

Daarnaast maken webhooks het mogelijk om op wijzigingen te abonneren. Een aangesloten toepassing kan zo een signaal ontvangen wanneer relevante informatie verandert. Dat biedt een basis om gegevens actueel te houden en vervolgprocessen te ondersteunen. 

Ook kan de complete dataset vanuit de SaaS-applicatie naar een lokale omgeving worden gesynchroniseerd. Daarmee kan informatiemanagement gegevens vertalen naar organisatie-eigen KPI’s, analyses en verantwoordingsvragen. 

Die flexibiliteit geldt ook voor beheer en ontwikkeling. Via de beschikbare services kunnen organisaties bijvoorbeeld maandelijks productiekopieën of extra testomgevingen aanvragen en zelf productie naar test kopiëren. Dat maakt het eenvoudiger om wijzigingen voor te bereiden, te testen en gecontroleerd in gebruik te nemen. 

De bedrijfskundige waarde daarvan is concreet: minder beheerinspanning en meer ruimte om de informatievoorziening op de eigen organisatie af te stemmen. 

De kracht zit in de combinatie 

Veel ontwikkelingen ontstaan in samenwerking met klanten. Daarbij brengt Nedap ervaringen samen uit kleine en grote organisaties en uit verschillende zorgsectoren. 

“Zorgorganisaties hebben de kennis van hun dagelijkse praktijk. Wij hebben kennis van software, processen en andere zorgsectoren. Die combinatie maakt het sterker,” zegt Arnoud. 

Dat betekent volgens Ruben niet dat iedere klantvraag letterlijk wordt gebouwd. 

“Wij maken niet simpelweg wat een klant vraagt. We proberen het probleem op te lossen en zoeken daar een generieke oplossing voor.” 

Zo profiteert de ggz van kennis uit andere sectoren en kunnen oplossingen uit de ggz elders waarde toevoegen. Organisaties die behandeling, begeleiding en langdurige ondersteuning combineren, vinden die verschillende werelden terug binnen dezelfde suite. 

De bedrijfskundige kracht van Nedap Ons® zit daarmee in de samenhang: een fundament voor wet- en regelgeving, eenvoudige registratie, duidelijke verantwoordelijkheden en een open architectuur. Deze processen helpen de organisaties om hun bedrijfsvoering voorspelbaar te maken en dicht bij het dagelijkse werk te organiseren. 

“Wat we ontwikkelen voor één vraagstuk, versterkt uiteindelijk de hele Ons® Suite. Dat is waar de kracht zit,” zegt Arnoud. 

Want goede administratie is belangrijk. Maar ze moet nooit belangrijker worden dan de zorg zelf.