Twee routes naar eenvoud: hoe JP van den Bent en Estinea Nedap Ons^® inrichten

Gek genoeg kon de weg daarnaartoe bijna niet meer verschillen. De JP kon uitgebreid de tijd nemen om hun eigen visie en werkwijze aan te laten sluiten bij de mogelijkheden van Nedap Ons®. Welke informatie hebben medewerkers echt nodig? Welke afspraken helpen hen in hun werk? En hoeveel wil je eigenlijk vastleggen?

Estinea had die tijd niet. Toen hun ECD-leverancier zich terugtrok uit de gehandicaptenzorg moest de organisatie in korte tijd overstappen. Vijf maanden nadat ze kozen voor Nedap werkte Estinea al met de Ons® Suite.

Het verschil in doorlooptijd tussen Estinea en JP van den Bent telt meerdere maanden. Toch kwamen beide organisaties uit bij een bewust eenvoudige inrichting van dezelfde standaardoplossing. Hun ervaringen laten zien waarom eenvoud iets zegt over software, maar vooral over de keuzes die je als organisatie maakt. 

Weten hoe je werkt 

Bij de JP vormt de mens het uitgangspunt. Om goed aan te kunnen sluiten bij dat wat iemand in zijn of haar ondersteuning nodig heeft, is ruimte, aandacht en tijd nodig. Daarom was het belangrijk om die werkwijze goed passend te maken met de inrichting van Nedap Ons®.

Het ondersteuningsplan staat bij de JP centraal. Vanaf het eerste contact tot het einde van de ondersteuning wordt het plan continu geëvalueerd en bijgesteld in een cyclisch proces. Medewerkers werken vanuit drie herkenbare begrippen: waarnemen, aansluiten en toevoegen. Die werkwijze is vervolgens vertaald naar de inrichting van Nedap Ons®.

Ook bij het rapporteren kiest de organisatie bewust voor eenvoud. Het uitgangspunt is: we rapporteren niet, tenzij … Begeleiders rapporteren over de voortgang op doelen of wanneer er bijzonderheden zijn. De dagelijkse routine hoeft niet te worden vastgelegd. Nedap Ons® faciliteert dit door informatie overzichtelijk beschikbaar te maken en rapportages te ondersteunen zonder dat iedere handeling automatisch tot extra registratie hoeft te leiden.

Juist daarin zit de meerwaarde van Nedap Ons®: het systeem biedt een brede basis en geeft organisaties de ruimte om die basis aan te laten sluiten op hun eigen visie, werkprocessen en informatiebehoefte. 

Vertrouwen in de professional 

Voor de JP bepaalde hun werkwijze dus de inrichting. De gekozen manier van ondersteunen vormde het uitgangspunt: eenvoudig waar het kan en gericht op de informatie die medewerkers daadwerkelijk nodig hebben. Dat past bij een breder principe binnen de JP, namelijk vertrouwen in de professional.

De organisatie geeft professionals de ruimte om zelf afwegingen te maken door een regelarme aanpak en veel eigen verantwoordelijkheid. De inrichting van Nedap Ons® ondersteunt die manier van werken, doordat afspraken, doelen en relevante informatie samenkomen zonder de professional onnodig in een vast stramien te forceren.

Die eenvoud is het resultaat van een gedegen voortraject. Door vooraf scherpe keuzes te maken over de werkwijze, afspraken en informatiebehoefte kon de uiteindelijke inrichting eenvoudig blijven. Nedap Ons® bood daarbij de flexibiliteit om die keuzes praktisch te vertalen naar de dagelijkse praktijk.  

Estinea koos hetzelfde eindpunt via een andere route 

Bij Estinea was de uitgangssituatie heel anders. Toen hun toenmalige leverancier zich terugtrok uit de gehandicaptenzorg, moest Estinea op zoek naar een alternatief. De keuze viel snel op Nedap Ons®. Afgelopen januari startte de implementatie en op 1 juni ging Estinea live.

Die korte doorlooptijd vroeg om duidelijke kaders en snelle beslissingen. Estinea wilde behouden wat goed werkte en koos ervoor de inrichting bewust compact te houden. Functionaliteiten werden alleen toegevoegd als bleek dat ze op dat moment nodig waren voor de werkwijze van Estinea.

Wensen die niet noodzakelijk waren voor de livegang, werden doorgeschoven naar de optimalisatiefase. Dat gold bijvoorbeeld ook voor AI. Eerst moet duidelijk zijn welk probleem ermee wordt opgelost. Daardoor konden werkgroepen gericht aan de slag en bleef het project beheersbaar. Een stuurgroep, projectgroep en verschillende werkgroepen zorgden ervoor dat besluiten snel genomen konden worden.

Ook bij de voorbereiding van medewerkers koos Estinea voor een praktische aanpak. Zorgprofessionals kregen twee kortere trainingssessies in plaats van één volledige trainingsdag. Voor iedere cliënt moest bij de livegang een actueel plan beschikbaar zijn, zodat medewerkers vanaf de eerste dag op doelen konden rapporteren.  

Minder vastleggen, minder zoeken, minder schakelen 

Een eenvoudige inrichting van een systeem heeft uiteindelijk pas waarde wanneer professionals dat in hun dagelijkse werk merken. De kern is dat zij op het juiste moment een eenvoudig overzicht hebben en de juiste ondersteuning krijgen om het werk goed te doen.

Bij de JP betekent dit onder meer dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan lezen en rapporteren. Dat geeft meer ruimte voor het contact met mensen die ondersteuning krijgen van de JP. Ook het werken vanuit één omgeving voor het cliëntdossier, roosteren en urenregistratie vermindert het aantal administratieve handelingen.

Bij Estinea zien medewerkers op hun dashboard welke acties nodig zijn en kunnen zij informatie makkelijker terugvinden. Zo kunnen zij bijvoorbeeld voordat ze naar een cliënt rijden snel zien wat er speelt en wat zij moeten weten voor hun volgende handeling. Rapporteren, teruglezen en mobiel werken worden als prettig ervaren. Ook het methodisch werken krijgt volgens de organisatie meer ondersteuning dan ze gewend waren.

Eenvoud vraagt om keuzes maken 

De routes verschillen. De uitkomst lijkt opvallend veel op elkaar. Beide organisaties laten zien dat eenvoud vraagt om keuzes maken en niet draait om schermen en functionaliteiten. Welke informatie heeft een professional echt nodig? Welke afspraken helpen in de dagelijkse praktijk? Welke functionaliteiten voegen nu waarde toe? En wat kan wachten?

Eenvoud zit daarmee in een inrichting die logisch volgt uit de visie van en afspraken binnen een organisatie, zodat het professionals op het juiste moment helpt om hun werk goed te doen.