Nedap Ons^® voor de kleinschalig zorg: Kloek houdt de lijnen kort

Nedap Ons® speelt daarin een belangrijke rol. Kloek gebruikt het platform voor onder andere het zorgdossier en de planning. De organisatie bepaalt daarbij bewust wat ze centraal organiseert en waar ruimte blijft voor lokale verschillen.

Directeur Arno Wezenbeek: "We vinden het niet wenselijk om op zes locaties ook zes verschillende inrichtingen van het zorgdossier te hebben, omdat medewerkers dan minder makkelijk op een andere locatie kunnen werken en je kennis en ervaringen minder goed met elkaar kunt delen."

Kleinschaligheid behouden terwijl je groeit

De zorg die Kloek levert scheidt het wonen van de zorg. Bewoners huren een eigen appartement en ontvangen daar zorg. De locaties liggen verspreid over verschillende delen van Nederland en verschillen onderling dan ook sterk qua cultuur. Het leven in de Amsterdamse Pijp is tenslotte heel anders dan in de dorpskern van Roosendaal.

Dat past bij Kloek. De organisatie hecht veel waarde aan korte lijnen en wil niet alles centraal vastleggen. Tegelijkertijd brengt groei nieuwe vragen met zich mee. Wat organiseer je wél samen? En waar geef je locaties de vrijheid om eigen keuzes te maken?

Voor het zorgdossier was de keuze duidelijk. Kloek wil dat medewerkers op iedere locatie zoveel mogelijk op dezelfde manier met Nedap Ons® werken. Dat helpt bijvoorbeeld wanneer een medewerker op een andere locatie gaat werken. Nieuwe inzichten vanuit afzonderlijke locaties kunnen vervolgens weer leiden tot verbeteringen voor de hele organisatie.

Locatiemanager Elize van Dalen: "We hebben een kwaliteitsplatform, waarin verpleegkundigen van alle locaties vertegenwoordigd zijn. Daar bespreken we ontwikkelingen in de zorg en kijken we samen hoe we die binnen Kloek kunnen vertalen naar onze werkwijze."

De zorg bepaalt hoe Nedap Ons® wordt gebruikt

Een belangrijke rol daarin is weggelegd voor het kwaliteitsplatform van Kloek. Verpleegkundigen van alle locaties zijn hierin vertegenwoordigd. Samen met de kwaliteitsmedewerker kijken zij naar ontwikkelingen in de zorg en naar de manier waarop Kloek daarmee om wil gaan.

Dat heeft ook invloed op de inrichting van Nedap Ons®. Toen nieuwe locaties bij de organisatie kwamen, brachten nieuwe medewerkers ervaringen vanuit andere zorgorganisaties mee. Die inzichten gebruikt het kwaliteitsplatform om bestaande keuzes opnieuw tegen het licht te houden.

Zo paste Kloek bijvoorbeeld het formulier voor advance care planning aan. De bestaande opzet was volgens Elize sterk medisch georiënteerd, terwijl Kloek veel meer nadruk legt op het welzijn en de wensen van bewoners. Met ervaringen uit verschillende locaties ontstond een formulier dat beter past bij de brede bewonersgroep van Kloek.

"We hebben nu een formulier dat veel meer aansluit bij hoe wij naar welzijn en de wensen van bewoners kijken, in plaats van alleen vanuit het medische. Dat vind ik een heel mooi resultaat", vertelt Elize.

Het kwaliteitsplatform heeft bovendien een directe lijn met de directie. Daardoor kunnen keuzes vanuit de zorg snel worden vertaald naar afspraken voor de hele organisatie.

Zelf bepalen wat je nodig hebt

De mogelijkheid om het gezondheidsdossier in te richten op de eigen werkwijze speelde jaren geleden al mee in de keuze voor Nedap Ons®. Kloek wilde het welzijn van bewoners meer centraal stellen en minder vanuit een medische benadering werken. Ook de mogelijkheid om processen zoals plannen en rapporteren binnen de Ons® Suite samen te brengen was belangrijk.

In de jaren daarna bleef de inrichting zich ontwikkelen. Tijdens een verbetertraject met Waardigheid en trots keek Kloek opnieuw kritisch naar het zorgproces en de manier waarop Nedap Ons® dat ondersteunde.

De organisatie vereenvoudigde de inrichting. Het aantal doelen werd teruggebracht, documenten werden logischer met elkaar verbonden en medewerkers kregen meer automatische signalen. Bijvoorbeeld wanneer het zorgleefplan opnieuw aandacht vraagt. Elize merkt het verschil in de praktijk: "Het is een stuk gebruiksvriendelijker voor iedereen. En, het is gewoon veel makkelijker werken nu."

Die eenvoud vraagt wel om keuzes. Nedap Ons® biedt veel mogelijkheden en juist daarom vindt Kloek het belangrijk om kritisch te bepalen welke daarvan waarde toevoegen. Arno: "Ik denk dat het belangrijk is om te weten wat je wel en ook juist niet nodig hebt, als je Nedap Ons® gaat implementeren."

Voor een kleinschalige organisatie is dat een belangrijk uitgangspunt. Meer mogelijkheden hoeven het werk niet automatisch beter te maken. Kloek kijkt daarom steeds naar de meerwaarde voor de bewoner en de medewerker.

Kennis opbouwen binnen de eigen organisatie

Kloek heeft door de jaren heen steeds meer kennis over Nedap Ons® binnen de eigen organisatie opgebouwd. Tijdens de oorspronkelijke implementatie kreeg de organisatie ondersteuning van een externe partij. Inmiddels heeft Kloek iemand in dienst die ontwikkelingen binnen de Ons® Suite volgt, relevante veranderingen signaleert en collega's hierover informeert. Dat past bij de groei die Kloek zelf heeft doorgemaakt.

Tegelijkertijd ziet Arno een kwetsbaarheid die juist voor kleinere organisaties herkenbaar kan zijn. Specialistische kennis is vaak bij één of enkele mensen belegd. Als zo iemand wegvalt of tijdelijk niet beschikbaar is, wil je ergens terechtkunnen met urgente vragen.

Daarom kijkt Kloek per vraagstuk welke expertise nodig is. Soms kan de organisatie iets volledig zelf oplossen. Bij complexere technische vraagstukken of koppelingen kan externe expertise waardevol zijn.

Arno: "Het draait om die kennis en kunde. En dat ligt vaak bij een aantal mensen of zelfs bij maar één iemand. Als die persoon wegvalt, moet je wel zorgen dat je ergens terechtkunt met je vragen. Daarom kijken we per vraagstuk wat we zelf kunnen oplossen en wanneer we externe expertise inschakelen."

Samenwerken wanneer het nodig is

Ook in de samenwerking met Nedap kiest Kloek voor korte lijnen. De organisatie heeft geen behoefte aan voortdurend overleg met een accountmanager. Wanneer er een uitbreiding plaatsvindt of een specifieke vraag speelt, weet Kloek waar ze terechtkan. Daarnaast gebruikt de organisatie de beschikbare informatie en handleidingen. Voor Elize werkt juist die vorm van samenwerking prettig.

"De informatievoorziening is prima. Je weet waar je het kan vinden en waar we terecht kunnen. Dat is het belangrijkste, denk ik", aldus Elize, locatiemanager Kloek Roosendaal. Die samenwerking past bij de manier waarop Kloek als organisatie werkt. Zelf verantwoordelijkheid nemen waar dat kan. Expertise inschakelen waar dat nodig is. En geen overleg organiseren omdat het nu eenmaal zo hoort. Elize vat het treffend samen: "Als je elkaar weet te vinden, is het gewoon goed."

Ook kleinschaligheid vraagt om een professionele basis

Het verhaal van Kloek laat zien dat een uitgebreid zorgplatform niet alleen past bij grote zorgorganisaties. Ook een kleinschalige organisatie kan Nedap Ons® inzetten op een manier die aansluit bij haar omvang en werkwijze.

Daarbij helpt het om bewust keuzes te maken. Welke processen wil je op alle locaties hetzelfde organiseren? Welke mogelijkheden van Nedap Ons® hebben daadwerkelijk waarde voor medewerkers en bewoners? Welke kennis wil je zelf in huis hebben? En wanneer schakel je ondersteuning in?

Voor Kloek betekent dat een centrale basis voor het zorgdossier, waarbij de zorgprofessionals nadrukkelijk betrokken zijn of zelfs de inrichtingskeuzes maken. De organisatie bouwt zelf kennis op en gebruikt ondersteuning wanneer dat iets toevoegt. Zo kan Kloek verder professionaliseren en groeien, terwijl de korte lijnen die bij een kleinschalige organisatie horen behouden blijven.