Hoe DNZT Thuiszorg slimmer plant met de virtuele assistent van Nedap Ons^®

Plannen in een omgeving die voortdurend verandert

DNZT heeft 18 planners die zich dagelijks bezighouden met het rondkrijgen van de planning. Vanuit Meppel ondersteunen zij alle regio’s. Geen werkdag is hetzelfde.

Senior planner Shirley de Jonge vertelt: “In de ochtend begin je vaak Met het verwerken van van ziekmeldingen en de vervanging voor cliënten. Daarna ben je bezig met de planning van de komende weken, terwijl er ondertussen mails, telefoontjes en portaalberichten binnenkomen van cliënten en medewerkers. Je houdt ook rekening met medewerker-uren, min-uren en overuren. Het is een breed pakket aan werkzaamheden.”

Juist doordat één wijziging vaak direct gevolgen heeft voor meerdere afspraken, vraagt plannen veel aandacht. Zeker wanneer vervanging niet eenvoudig te regelen is.

“Dan kijk je niet alleen naar wat er uitvalt, maar vooral naar hoe je cliënten toch zo goed mogelijk kunt helpen,” zegt Shirley. “Soms betekent dat schuiven, soms iets inkorten, soms een alternatief moment bieden. Daar gaat veel tijd in zitten.”

De zomer maakte de druk extra zichtbaar

Vooral in de zomer loopt de druk op de planning altijd flink op. Door vakanties ontstaan er veel roosterwijzigingen in korte tijd, die moeten allemaal worden doorgegeven aan cliënten.

Mark: “In de zomer huurden we standaard zes tot zeven vakantiekrachten in die de hele dag niets anders deden dan wijzigingen doorbellen. Met 7.500 cliënten kun je je voorstellen hoeveel werk dat is. En als iemand niet opnam, kwam de melding gewoon weer terug op de stapel.”

Toen DNZT hoorde over de pilot met de virtuele assistent, was de interesse dan ook direct gewekt. De mogelijkheid om wijzigingen per sms te versturen sloot precies aan op een herkenbaar knelpunt in het proces.

Minder bellen, meer duidelijkheid voor cliënten

De virtuele assistent helpt DNZT nu vooral bij het automatisch versturen van sms-berichten over wijzigingen in de planning. Dat levert tijdwinst op, maar minstens zo belangrijk is de duidelijkheid voor cliënten.

“Voorheen belden we cliënten. Soms hadden ze telefonisch iets niet goed verstaan, schreven het verkeerd op of vergaten het weer,” vertelt Shirley. “Nu hebben ze de afspraak zwart op wit. Daardoor krijgen we veel minder terug dat huishoudelijke medewerkers voor een dichte deur staan.”

Niet alleen planners zijn enthousiast, ook medewerkers in het veld. Minder misverstanden zorgen voor minder onrust en minder onnodige opvolging. Het protocol dat in werking treedt wanneer een medewerker niemand aantreft, hoeft daardoor minder vaak te worden ingezet.

Meer ruimte voor het echte gesprek

De grootste winst zit voor DNZT niet alleen in efficiëntie. Juist de tijd die vrijkomt, maakt het verschil in kwaliteit.

Volgens Mark helpt dat om de ondersteuning beter af te stemmen op de mens achter de planning. “De kwaliteit gaat omhoog. Niet omdat je harder werkt, maar omdat je ruimte krijgt om aandachtiger te werken.”

Ook op de afdeling planning zelf is dat merkbaar. Minder telefonische onderbrekingen en minder tijdsdruk zorgen voor meer rust in het werk.

Wennen aan iets nieuws, snel overtuigd in de praktijk

Zoals bij elke verandering was er in het begin ook wat terughoudendheid. Niet iedere planner stapte er direct op dezelfde manier in. Sommige collega’s vroegen zich af of het persoonlijke contact niet zou afnemen. Ook cliënten moesten wennen aan berichten vanaf een onbekend telefoonnummer.

“In het begin belden mensen soms nog om te vragen of het sms-bericht wel klopte,” zegt Shirley. “Maar dat was echt een opstartfase. Nu hoort het gewoon bij het proces.”

De invoering verliep stap voor stap, maar wel in hoog tempo. Eerst startte DNZT met een paar planborden. Daarna volgden snel meer teams. Binnen drie weken werkte de hele organisatie ermee. “Toen we zagen dat het werkte, hebben we gewoon doorgepakt,” zegt Mark.

Een praktisch hulpmiddel dat direct waarde toevoegt

De virtuele assistent voelt voor DNZT als een praktisch hulpmiddel dat op het juiste moment werk uit handen neemt. Niet als vervanging van mensen, maar als ondersteuning voor een slimmer proces.

Wanneer een cliënt via sms aangeeft dat een voorgesteld moment niet uitkomt, komt die reactie direct bij de planner terecht. Daardoor kan sneller vervolgactie worden ondernomen. Zonder wachtrij, zonder extra telefoontjes en zonder onnodige schakels. Ook cliënten reageren positief, vooral mensen die overdag lastig bereikbaar zijn. Shirley: “Voor hen is het fijn dat ze niet altijd hoeven op te nemen, maar gewoon een bericht krijgen waarop ze kunnen reageren wanneer het hen uitkomt.”

Blik op de toekomst

DNZT ziet kansen voor verdere ontwikkeling. Zo is er behoefte aan meer inzicht in gebruik en resultaat, bijvoorbeeld in rapportages over het aantal verstuurde berichten en de impact op telefonie en werkdruk.

Daarnaast ziet Mark ook op administratief vlak mogelijkheden voor slimme ondersteuning. “Er zijn processen waarin je steeds opnieuw dezelfde gegevens invult. Daar liggen volgens mij ook kansen om met AI tijd te besparen.”

Toch staat voor DNZT nu al vast dat de virtuele assistent van toegevoegde waarde is. Mark: “Het helpt echt. Voor planners, voor cliënten en voor medewerkers. En juist omdat het op meerdere punten tegelijk iets oplevert, merk je hoe waardevol het is.”

Advies aan andere hbh organisaties: gewoon doen

Wat DNZT tegen andere hbh organisaties zou zeggen die nog twijfelen? Mark hoeft daar niet lang over na te denken: “Doen.” Want minder telefoondruk, minder misverstanden en meer tijd voor aandacht leveren precies op waar veel zorgorganisaties naar zoeken: meer rust in het proces en meer ruimte voor goede ondersteuning.

Wil je een demo van de virtuele assistent?

Vul dan onderstaand formulier in en dan nemen we contact met je op om deze in te plannen. Let op: de virtuele assistent is nu alleen beschikbaar voor Hulp bij het Huishouden.