Estinea live met Nedap Ons^®: snel, zorgvuldig en bewust compact

Toen Estinea onverwacht op zoek moest naar een nieuw ecd, was één ding meteen duidelijk. De organisatie wilde geen ingewikkeld traject waarin alles opnieuw werd bedacht. Het nieuwe systeem moest passen bij hoe Estinea werkt. Eenvoudig, betrouwbaar en dicht bij de praktijk. De keuze viel op Nedap Ons®. Binnen vijf maanden stond de basis. Op 1 juni 2026 ging Estinea live.

Sjoerd Rooks, manager bedrijfsvoering en financiën, en Ivo Scholte-Lubberink, ICT-adviseur bij Estinea, nemen ons mee in de keuze voor Nedap Ons®, de implementatie en de eerste ervaringen sinds de livegang. 

Een onverwachte aanleiding

Estinea was niet actief op zoek naar een nieuw ecd. De organisatie was tevreden over de bestaande werkwijze, maar moest schakelen toen de huidige leverancier zich terugtrok uit de ghz-markt.

De stap naar Nedap Ons® voelde logisch. Een paar jaar eerder had Estinea al positieve gesprekken gevoerd met Nedap. De relatie, het vertrouwen en het beeld van de mogelijkheden waren er dus al.

Sjoerd: “We waren helemaal niet van plan om over te stappen. Maar toen duidelijk werd dat onze leverancier stopte in de gehandicaptenzorg, moesten we vooruit.”

De keuze voor betrouwbaarheid

Estinea keek opnieuw zorgvuldig naar meerdere aanbieders, maar Nedap Ons® kwam al snel als keuze naar voren. Daarbij keek de organisatie niet alleen naar de mogelijkheden van het systeem, maar vooral naar wat medewerkers nodig hebben om er prettig en betrouwbaar mee te kunnen werken.

Ook intern was er draagvlak. Toen Estinea communiceerde dat er een nieuw gezondheidsdossier moest komen, vroegen collega’s al snel of de organisatie naar Nedap Ons® zou overstappen. Voor veel medewerkers was het systeem bekend vanuit eerdere werkervaringen.

Minstens zo belangrijk was de manier waarop Nedap Ons® ingericht zou worden. Estinea wilde een ecd dat past bij de eigen werkwijze: overzichtelijk, praktisch en bewust klein ingericht. 

Klein houden als uitgangspunt

Nedap Ons® biedt veel mogelijkheden. Voor Estinea was dat tegelijk een kracht en een aandachtspunt. De organisatie wilde voorkomen dat het systeem te groot of te complex zou worden ingericht.

Sjoerd: “De grootste uitdaging was kleinhouden. We wilden aansluiten bij onze eigen werkprocessen. Niet alles aanzetten omdat het kan, maar bewust kiezen wat past bij Estinea.”

De organisatie heeft zelfsturende teams en legt veel verantwoordelijkheid dicht bij de zorg. Dan moet een gezondheidsdossier ondersteunen zonder onnodige ballast toe te voegen.

Daarom formuleerde Estinea vooraf duidelijke uitgangspunten. De implementatie moest compact blijven. Wat goed werkte, bleef zoveel mogelijk zoals het was. Alleen waar processen echt verbetering vroegen, zoals ambulante zorg, planning, financiën en behandeling, werd bewust meer ruimte genomen.

Ivo: “Soms moet je ook nee durven zeggen. Niet alles hoeft meteen. Sommige punten hebben we bewust naar de optimalisatiefase geschoven, zodat we eerst goed live konden gaan.”

Een strakke organisatie van de implementatie

Na de keuze ging Estinea snel aan de slag. In december waren de interne besluiten genomen. In januari startte het traject met implementatiepartner Accordis. Vanaf februari gingen de werkgroepen aan het werk. Op 1 juni was Estinea live.

De implementatie werd strak georganiseerd met een stuurgroep, projectgroep en verschillende werkgroepen. Onder meer zorg en behandeling, ambulante zorg, techniek en koppelingen, conversie, communicatie en opleidingen waren vertegenwoordigd. Elke werkgroep had een voorzitter die aansloot bij de projectgroep.

Die structuur hielp om tempo te maken. Wekelijks kwam de projectgroep bij elkaar. De stuurgroep nam waar nodig besluiten en bewaakte de uitgangspunten.

Ivo: “We hebben vooraf goed bepaald binnen welke kaders we gingen werken. Daardoor konden de werkgroepen gericht aan de slag.”

Ook de samenwerking met Nedap bleef dichtbij. Estinea vroeg bewust of Nedap in de stuurgroep wilde aansluiten. Niet om het project over te nemen, maar om mee te kijken, bij te sturen waar nodig en de verbinding met de implementatiepartner goed te houden.

Sjoerd: “Ik vond het prettig dat Nedap in de stuurgroep aanwezig was. De samenwerking ging gewoon goed. Dat gaf vertrouwen.”

Medewerkers vroeg meenemen

Een snelle livegang vraagt om goede voorbereiding. Estinea communiceerde daarom regelmatig via intranet en richting management. Managers konden de verandering meenemen naar de teams. Ook opleidingen kregen vroeg aandacht.

In mei volgden medewerkers de eerste trainingen. Estinea koos bewust niet voor één lange trainingsdag, maar voor twee kortere momenten. Dat paste beter bij de praktijk van zorgmedewerkers.

Ivo: “We kennen onze zorgmensen. Een hele dag training klinkt logisch, maar dat werkt niet altijd goed. Daarom hebben we gekozen voor twee sessies van drie uur.”

Die aanpak vroeg veel organisatie. Er waren meerdere trainingslocaties, laptops, roosters en interne trainers nodig. Tegelijk hielp het om kennis in de organisatie op te bouwen. In de tweede ronde namen interne trainers meer over.

De opdracht aan teams was helder. Op 1 juni moest voor iedere cliënt een actueel plan beschikbaar zijn, zodat medewerkers direct konden rapporteren op doelen. Dat vroeg inzet, maar zorgde ook voor een stevige basis bij de livegang.

Livegang zonder grote verrassingen

Op 1 juni ging Estinea officieel live met Nedap Ons®. Toch voelde het traject al eerder echt begonnen. Vanaf 4 mei werkten de eerste groepen in de trainingsomgeving en waren medewerkers bezig met het omzetten van plannen.

De livegang zelf verliep opvallend rustig. Estinea had extra ondersteuning georganiseerd, waaronder een telefoonlijn voor vragen. Die bleek minder nodig dan verwacht.

De meeste vragen gingen over autorisaties en koppelingen. Grote verstoringen bleven uit. Dat kwam volgens Estinea door de goede voorbereiding, de conversie en het testen vooraf.

Sjoerd: “Als je terugkijkt, is het bizar snel gegaan. In augustus kregen we te horen dat we moesten stoppen. In januari zijn we gestart en op 1 juni waren we live. Dit is echt een knappe prestatie geweest. We hebben met elkaar de schouders eronder gezet en samen gezorgd voor een succesvolle livegang.”

Eerste ervaringen in de praktijk

De eerste ervaringen zijn positief. Medewerkers moeten nog wennen, maar Estinea hoort geen signalen dat mensen terug willen naar het oude systeem. Vooral rapporteren, teruglezen en mobiel werken worden als prettig ervaren.

Ook methodisch werken krijgt meer ondersteuning. Medewerkers zien beter welke acties nodig zijn en kunnen makkelijker informatie terugvinden. Voor de administratieve processen is het verschil duidelijk merkbaar.

Voor Estinea is dat belangrijk. Het gezondheidsdossier moet medewerkers helpen om overzicht te houden, zonder extra druk toe te voegen. Zeker in een organisatie met veel zelfsturende teams is duidelijke informatie essentieel.

Samen verder vereenvoudigen

Na de livegang begint de volgende fase. Estinea heeft een lijst met optimalisatiepunten, maar blijft kritisch kijken naar wat echt nodig is. De opdracht blijft hetzelfde: klein houden en alleen verbeteren waar het waarde toevoegt.

Daarin ziet Estinea ook een bredere kans voor de samenwerking met Nedap. De organisatie is betrokken bij landelijke trajecten rondom eenvoudiger en zinniger verantwoorden. De ambitie is om samen te blijven kijken hoe administratieve lasten in de zorg omlaag kunnen.

Sjoerd: “Onze medewerkers ervaren veel druk door alles wat ze moeten vastleggen, evalueren en verantwoorden. We willen graag met Nedap kijken hoe dat eenvoudiger kan, samen met mensen uit de praktijk.”

Daarbij gaat het niet alleen om bestuurders of beleidsmatige gesprekken. Estinea wil juist zorgprofessionals, behandelaren, administratieve collega’s en productontwikkelaars met elkaar in gesprek brengen. Vanuit de praktijk. Vanuit de vraag: wat heb je echt nodig om je werk goed te doen?

Vertrouwen en rust

Terugkijkend is Estinea positief over de keuze voor Nedap Ons®. Het traject bracht tempo, duidelijkheid en een stabiele basis. De livegang verliep rustig en de eerste ervaringen geven vertrouwen voor de volgende stappen.

Sjoerd: “De keuze voor Nedap Ons® geeft vertrouwen en rust.”

Wat Estinea het meest is bijgebleven, is de samenwerking. Intern, met Accordis en met Nedap. Op de dag van de livegang waren alle betrokken partijen aanwezig om het moment samen te markeren.

Sjoerd: “Dan laat je zien dat je het samen doet. Dat je partners bent om ook verder te gaan. Dat is gewoon goed.”