Vernieuwd flexproces in Ons^® Rooster helpt zorgorganisaties capaciteit beter te benutten 

Een flexproces dat aansluit op de praktijk van vandaag  

“Door structureel capaciteitsgebrek in de zorg de laatste jaren, wordt het flexproces steeds belangrijker en omvangrijker.” vertelt Daan. Organisaties vullen open diensten niet meer alleen met externe inhuur in. Steeds vaker bestaan er flexibele schillen binnen organisaties over locaties, regio’s en centraal om zo ook de eigen capaciteit flexibeler te kunnen inzetten. Daan: “Je wil eerst weten wie er op jouw locatie beschikbaar is, daarna kijk je in de omgeving, vervolgens centraal in de hele organisatie.” De diensten die uiteindelijk overblijven worden uitgezet naar externe bureau’s om het rooster volledig rond te krijgen. Daan: “Op deze manier benutten organisaties zoveel mogelijk hun eigen bezetting en beperken ze extra kosten van externe inhuur.”

Door die verschuiving ontstond de behoefte aan een flexproces dat beter aansluit op de praktijk van vandaag. Een proces waarin zorgteams, planners en flexmedewerkers meer regie, overzicht en flexibiliteit hebben.  

Van onderzoek naar realisatie 

Softwareontwikkelaar Kelly van Tol werkte de afgelopen twee jaar intensief aan de vernieuwing. “We begonnen met onderzoeken hoe organisaties écht flexroosteren,” vertelt ze. “We spraken planners, keken mee bij grote en kleine zorgorganisaties en testten verschillende ontwerpen.” Zo kwam ze erachter dat planners geen compleet nieuw product wilden, maar juist de bestaande functionaliteit wilden uitbreiden. Kelly: “Het is fijn om ook het flexroosteren binnen een bekende softwareomgeving te kunnen doen met een werkwijze die de roosteraars al kennen. Maar het was niet meer werkbaar om met één grote flexpool te werken die altijd in z’n geheel wordt aangesproken. Bij een grote organisatie met meerdere regio’s konden medewerkers bijvoorbeeld niet zien welke dienst qua locatie en afstand logisch was om aan te nemen.”  

Bouwen in nauwe samenwerking met de praktijk 

Het vernieuwde flexproces is niet achter de schermen ontwikkeld, maar in nauwe samenwerking met de praktijk. Daan: “Samen met een vaste groep pilotorganisaties en businesspartners hielden we iedere zes weken een updatesessie. Daar bespraken we nieuwe ontwikkelingen, kregen we feedback op de tests die waren gedaan en haalden we input op.” Naast input van pilotorganisaties en businesspartners sprak het ontwikkelteam ook met koppelpartners. Partijen die integreren in het flexproces en de vertaalslag maken naar het koppelen met externe bureaus of het aanbieden vanuit een externe flexpool, zoals Elanza en Zorgwerk. Want ook dat moet natuurlijk op een goede manier worden ondersteund. Kelly: “Het was echt leuk om te merken hoeveel enthousiasme er was. Iedereen zag het belang. Doordat we in fases werkten, konden we snel iets opleveren en testen, vervolgens kwamen er goede suggesties en konden we bijsturen. Zo groeide en ontwikkelde het plan gedurende het proces in samenwerking met de aangesloten partijen.”  

Uitdagend maar blij met het resultaat 

Als je werkt met verschillende organisaties krijg je ook te maken met verschillende inrichtingen van het zorgproces. Dan is het belangrijk om goede kaders te stellen aan de functionaliteit. Kelly en Daan zijn het erover eens dat het hele ontwikkelproces erg uitdagend was. Daan: “Iedere organisatie heeft een ander proces en andere wensen, dus de grootste uitdaging was om het systeem zo te bouwen dat het schaalbaar is en onderhoudbaar blijft. Dat is volgens mij heel goed gelukt. We ondersteunen nu vrijwel elk scenario.” Vanzelfsprekend ging dat niet in één keer goed. Kelly: “We vroegen alle klanten of ze uit de voeten konden met onze oplossing. Voor de organisaties waar dat niet het geval was organiseerden we een-op-eenbijeenkomsten om te achterhalen hoe hun proces precies werkte. Om daar vervolgens op door te ontwikkelen.” Uit de feedback bleek bijvoorbeeld dat er voorafgaande aan het flexproces nog een stap kon zitten die door organisaties moest worden doorlopen. Namelijk het kunnen aanbieden van open diensten aan het eigen team. Dat was voor veel organisaties een lang gekoesterde wens. Kelly: "Ondanks sommige obstakels heerste er continu een positief gevoel. Iedereen voelde dat we veel werk en energie stopten om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.” Een bijkomend voordeel was dat de handleidingen ook heel compleet geschreven konden worden, op basis van al die verschillende inrichtingsmogelijkheden die voorbijkwamen. Daan: “Ik durf met zekerheid te zeggen dat de functionaliteit goed aansluit op de praktijk. Het biedt een hoge mate van flexibiliteit en een goede basis om op door te ontwikkelen.”  

Meer grip op capaciteit 

Met het vernieuwde flexproces krijgen zorgorganisaties meer grip op hun capaciteit. Intern kunnen ze de flexpool efficiënter inrichten. Open diensten kunnen stap voor stap worden uitgezet, interne medewerkers hebben de mogelijkheid om flexibel te werken over verschillende teams en krijgen grip op hun eigen diensten. Dit draagt positief bij aan het benutten van capaciteit en het garanderen van het leveren van zorg wordt makkelijker. Daan: “Het sluit aan bij de groeiende centralisatie van het roosterproces, waarbij een stabiele en voorspelbare basis, het basisrooster, in combinatie met een bepaalde mate van regie en flexibiliteit voor medewerkers een belangrijke rol speelt. Het team lost het samen op en kan aangeven welke diensten het wil werken en wat overblijft gaat daadwerkelijk naar de flexers. Dat zorgt voor meer betrokkenheid, meer bekende gezichten bij cliënten en een efficiëntere inzet van mensen.”