Structuur die ruimte geeft aan zorg

Structuur als fundament
Mariëlle Linthorst startte acht jaar geleden, met de livegang van Nedap Ons®, ook officieel als functioneel beheerder bij Zozijn. Daarvoor was ze werkzaam in de zorgadministratie en al nauw betrokken bij de herinrichting van de processen binnen Zozijn. “Voorafgaand aan de keuze voor Nedap werden onze processen goed uitgetekend op basis van onze behoeftes,” vertelt ze. “Nedap Ons® bleek het meest passend om onze nieuwe processen te ondersteunen. Het pakket sloot logisch aan bij onze manier van werken en bood de standaardisatie en zekerheid die we zochten.”

Een vliegende start
“Omdat onze voorbereiding zorgvuldig was en de processen al goed uitgetekend waren konden we met implementatiepartner Accordis snel de diepte in”, vertelt Mariëlle. De implementatie verliep vervolgens in fases, eerst de administratie en een jaar later pas de inrichting van het dossier. Het voordeel hiervan was dat bij livegang van het dossier veel medewerkers al bekend waren met de logica van het systeem. 

Wat Mariëlle vooral is bijgebleven van de implementatie, is het gevoel van saamhorigheid. “We gingen er met z’n allen voor. Omdat we op 1 januari zouden starten waren we in december nog druk, de appjes vlogen zelfs tijdens de feestdagen nog heen en weer. Dat gaf energie.” Toen de eerste declaratie-run meteen goed verliep wist ze: de inrichting staat.

De praktijk van alledag
Voor Tiny van Kessel, coördinerend ondersteuner en al veertig jaar werkzaam bij Zozijn, betekent Nedap Ons® vooral praktisch gemak. Als super user helpt ze collega’s om het systeem beter te gebruiken. “Ik ben nieuwsgierig en vind het leuk om mensen mee te nemen en te laten zien hoe ze het maximale uit Nedap Ons® kunnen halen,” zegt ze met een glimlach.   

Tiny werkt dagelijks met het systeem, van rapportages tot vragenlijsten en evaluaties. “Het mooie is dat we allemaal in hetzelfde systeem werken. Alles is methodisch opgebouwd en goed vindbaar. Vroeger stonden documenten overal en nergens, nu is het één geheel. En doordat de historie bewaard blijft, kun je altijd terugzien wat een cliënt heeft meegemaakt en waar we rekening mee moeten houden. Dat is echt waardevol.”

Overzicht voor iedereen
Ook Wilma Elfrink, manager sociaal, ziet dagelijks de meerwaarde van Nedap Ons®. Met decennia ervaring in de gehandicaptenzorg koos ze twee jaar geleden bewust voor Zozijn, mede omdat daar met de Ons® Suite wordt gewerkt. “Het is een systeem passend voor alle doelgroepen,” zegt ze. “Gebruiksvriendelijk, flexibel en veilig. En Caren zorgt ervoor dat ook verwanten kunnen meelezen, wat de betrokkenheid en samenwerking enorm vergroot.”

Wat haar aanspreekt, is de manier waarop Nedap ontwikkelt. “Het is een no-nonsense bedrijf. Jullie willen het gewoon goed doen, samen met de klant. Dat merk je aan de updates en de bereidheid om mee te denken.”

Blijven leren en ontwikkelen
Wilma ziet dat medewerkers het systeem waarderen, maar dat het ook aandacht vraagt. “Je moet mensen blijven meenemen in nieuwe mogelijkheden, zodat ze optimaal profiteren van het gebruikersgemak en begrijpen hoe de processen bedoeld zijn en voor ze kunnen werken. Binnen Zozijn is er een afdeling leren en ontwikkelen die daarin ondersteunt. Ook de super users spelen hierbij een belangrijke rol, maar dan meer op het praktische vlak van knoppen en klikken.”

Het gemak van Nedap Ons® vertaalt zich direct naar betere zorg. “Alles staat op één plek. Medewerkers kunnen snel terugvinden wat ze nodig hebben en werken zelfs samen met cliënten aan rapportages. Dat vergroot het vertrouwen. Uiteindelijk gaat het erom dat de cliënt het goed heeft, dat is waarvoor we het doen.”  “Als organisatie moeten we daarnaast elke keer op zoek naar ontwikkelingen om te verbeteren en daarbij moeten we natuurlijk de juiste keuzes maken. Het proces moet namelijk ook gebruiksvriendelijk blijven en Nedap en Accordis helpen daarbij.”

Eén systeem, één doel
Mariëlle, Tiny en Wilma hebben een gedeelde overtuiging; technologie moet de zorg ondersteunen. Werken met Nedap Ons® betekent volgens hen niet alleen efficiëntie, maar vooral verbinding, tussen administratie en zorg, tussen collega’s en tussen cliënten en hun omgeving. Zoals Wilma het mooi samenvat: “Onze medewerkers doen dit werk omdat ze iets willen betekenen voor de cliënt. Het systeem moet daarin helpend zijn, zodat er tijd is voor wat echt belangrijk is, de zorg zelf. Dat is waarom ze voor het vak en de ghz gekozen hebben.”