Slimmer en veiliger samenwerken met de nieuwe overlegtool Ons^® Overleggen

Ons® Overleggen brengt alle aspecten van patiëntgebonden overleggen samen in één overzichtelijk systeem. Als zorgprofessional zie je in een oogopslag welke patiënten besproken worden, wie erbij betrokken is en welke informatie relevant is voor het overleg. Michiel Bruggenwirth, ontwikkelaar en projectleider van Ons® Overleggen bij Nedap: “We hebben Ons® Overleggen ontwikkeld vanuit het idee: hoe kunnen we overleggen eenvoudig en overzichtelijk maken? Tijdens het ontwikkelstadium hebben we geleerd dat in de praktijk ieder overleg er anders uitziet. Dat verschilt per organisatie, maar ook per team. We merkten dat er veel behoefte was aan overzicht en structuur, vooral bij teams die met FACT (Flexibele Assertive Community Treatment) werken.”

Meer tijd voor patiënten door slimmer overleg bij GGZ Drenthe

Vanuit diverse locaties in Drenthe biedt GGZ Drenthe gespecialiseerde, multidisciplinaire behandeling bij ernstige, complexe psychische problemen aan mensen van alle leeftijden. Naast herstel en kwaliteit van leven voor hun patiënten houdt de organisatie zich bezig met het verbeteren van de werkdag van zorgprofessionals. Fimke Boerhof, programmamanager digitale strategie bij GGZ Drenthe: “We verbeteren vanuit de praktijk. Als een zorgprofessional ergens tegenaan loopt, onderzoeken we samen wat het probleem precies is en welke oplossing daarbij past. De pilot van Ons® Overleggen kwam op het juiste moment om onze uitdaging rond weekendoverdrachten op te lossen.”

Voorheen verliep de weekendoverdracht op vrijdagmiddag via een mondelinge briefing van psychiaters aan artsen in opleiding (AIOS), die hun instructies buiten het epd vastlegden in Word-bestanden. Fimke: “Dat zorgde voor versnippering, fouten en extra risico’s: namen en geboortedata ontbraken soms, en informatie stond op meerdere plekken. Met Ons® Overleggen blijft alle informatie binnen het dossier en is deze direct inzichtelijk voor iedereen. Waar AIOS eerder vooral bezig waren met het verzamelen van gegevens, kunnen ze die tijd nu besteden aan waar het echt om draait: zorg voor de patiënten.”

Van losse lijstjes naar een centrale werkwijze bij Reinier van Arkel

Reinier van Arkel biedt specialistische geestelijke gezondheidszorg met locaties in de binnenstad van Den Bosch, in het Jeroen Bosch Ziekenhuis, op het Zorgpark Voorburg Vught, de regio Noord-Oost Brabant en Bommelerwaard. Voordat Ons® Overleggen werd gebruikt, werkten de zorgmedewerkers met allerlei verschillende oplossingen om het overleg te structureren. Samuël Hartgers, verpleegkundig specialist bij team Bommelerwaard van Reinier van Arkel: “Voor de overstap naar Nedap Ons® had ieder team een eigen werkwijze en een eigen FACT-bord. Dat betekende dat er geen eenduidigheid was, en dus ook geen duidelijkheid. Bij crisissituaties kun je dan niet de zorg leveren die nodig is, omdat je niet zeker weet of iedereen dezelfde informatie heeft.”

Jos Groen, trajectbegeleider bij het FACT Jeugd van Reinier van Arkel: “Toen ik bij het team kwam werken, hielden we het FACT-bord bij in een Excel-bestandje buiten het volgsysteem. De rapportages werden vaak geknipt en geplakt in het dossier van een patiënt.” De zorgmedewerkers probeerden het overleg te structureren met afspraken in de agenda van betrokken collega’s of via meldingen in vragenlijsten binnen Nedap Ons®. Jos: “Je had geen overzicht van waar we het de vorige keer over hadden gehad. Je moest al die tabbladen naast elkaar openen om door het FACT-bord heen te lopen.” Dat zorgde niet alleen voor extra werk, maar ook voor risico’s. Jos: “Het was niet gekoppeld aan het dossier van de patiënt, en dat is denk ik het lastigste: als een patiënt zijn eigen dossier wilde bekijken, vond hij het FACT-overleg daar niet terug.”

Meer overzicht en een betere overdracht

Het gebruik van Ons® Overleggen levert merkbare winst op in het dagelijks werk. Samuël: “Het is een hele grote verbetering. Alles is mooi gestructureerd, waardoor het meteen duidelijk is wat de prioriteiten zijn.” Jos: “Nu is het FACT-bord een stuk gebruiksvriendelijker en sneller. Doordat alle informatie bij elkaar staat, verlopen de overleggen efficiënter en zijn ze vaak korter.”

Ook de continuïteit is verbeterd. Jos: “Als er een collega niet bij het overleg is, dan is de kans nu veel groter dat hij of zij de volgende dag toch alle informatie meekrijgt.” Samuël: “We kunnen sneller en beter zorg verlenen, omdat we precies weten waarom iemand op het bord staat en wat er nodig is.”

Verdere ontwikkeling vanuit de praktijk

Ons® Overleggen is onderdeel van onze bredere strategie, gericht op betere samenwerking tussen zorgprofessionals en meer tijd voor zorg. Gebruikers kunnen eenvoudig patiënten selecteren voor het overleg, betrokken collega’s toevoegen en rapportages centraal vastleggen. Door integratie met andere modules binnen Nedap Ons®, zoals het gezondheidsdossier, hebben alle deelnemers tijdens het overleg toegang tot de nieuwste en relevante patiëntinformatie.

Tegelijkertijd zien Jos en Samuël nog ruimte voor verbetering. Bijvoorbeeld bij het proces rondom het aanmelden en afmelden van teamleden en dat er meer aandacht komt voor herstelgericht werken binnen het overleg.

Tijdens de pilot bleek dat zorgorganisaties ook zelf kansen zien om Ons® Overleggen op nieuwe manieren te benutten. Fimke: “We zien mogelijkheden om het overlegbord ook in te zetten voor specifieke thema’s of overlegvormen. Dit voorkomt ook dat er straks wildgroei ontstaat en mensen door de bomen het bos niet meer zien.”