Saffier test Ons^® Plan: “Eindelijk één plek waar alles samenkomt.”

Van versnipperde informatie naar één duidelijk geheel

Alicia kijkt terug op hoe het eerder was: “Onze oude manier van werken was met name minder gestructureerd. Het rapporteren ging onder een algemeen kopje met rapporteren, waarbij ik een apart kopje had voor bijvoorbeeld medische vakgroep. En algemene rapportages, maar verder geen specificaties daarin.” De informatie stond verspreid en het was soms zoeken naar wat belangrijk was. Dat maakte het moeilijk om doelen scherp te houden en om snel te schakelen tussen disciplines. Met Ons® Plan is dat fundamenteel veranderd: informatie staat niet meer naast elkaar, maar vormt één samenhangend en logisch opgebouwd geheel. Voor Alicia en haar team geeft dat rust en overzicht.

Een mdo over de inhoud

Het voorbereiden van mdo’s was voor Ons® Plan vooral omslachtig. Alicia vertelt: "Tijdens onze mdo's was er wel een structuur, maar die was tijdrovend. We vulden allemaal een vragenlijst in met kopjes per discipline. Iedere discipline was verantwoordelijk voor het invullen van hun eigen deel en kopieerde daar telkens opnieuw een vaste basistekst in en vulde die aan met de actuele situatie."

 Met Ons® Plan hoeven Alicia en haar collega’s niets meer vooraf in te vullen. “Ik kijk alleen of de informatie in Ons® Plan klopt en dat bespreken we dan.” Doordat doelen nu het uitgangspunt zijn blijft het overzicht actueel, mits iedereen het plan bijhoudt. En dat bijhouden is even wennen aan het begin: “Als we de doelen bespreken let ik altijd op of het wel wordt aangepast. Klopt het niet, dan zeggen we dat direct en passen we het aan. Dat moet je jezelf wel aanleren, anders is je overzicht niet actueel.”

Multidisciplinair werken

Goede multidisciplinaire zorg valt of staat bij goede samenwerking, zo ook bij Saffier. “Het gebruik van Ons® Plan maakt samenwerken fijner. Voor een wondplan hadden we voorheen bijvoorbeeld een aparte vragenlijst, die je moest opzoeken. Nu staat alles op één overzicht.” Ook het toewijzen van taken is overzichtelijker geworden: “We gebruikten eerder Microsoft To Do om taken aan elkaar toe te wijzen, maar werken nu zoveel mogelijk vanuit Ons® Kwaliteitsmonitor. De verpleging kan zo aangeven dat ik op visite moet bij iemand. Dat komt dan onder ‘medische vakgroep’ te staan. Als ik erop klik zie ik precies wat ik moet doen.”

Makkelijker invallen en overdragen

Alicia merkt hoe prettig het is dat de informatie nu zo overzichtelijk is wanneer iemand moet inspringen: “Ik ken mijn afdeling natuurlijk, maar als ik voor een collega moet invallen kan ik nu via Ons® Plan alles in één oogopslag vinden. Dat scheelt echt veel tijd.” En datzelfde geldt voor het opnameproces. In plaats van dat een patiënt 5 keer gevraagd wordt hoe zijn woning eruitziet, vult nu één iemand het in via Ons® Klinimetrie. Waar nodig vul je onder je eigen kopje aan. Dat doe ik dus voor medische vakgroep. Na de opname wordt dit overgenomen in Ons® Plan en maakt iedereen zijn eigen doelen aan. Dat moet nu nog handmatig, maar er zijn plannen om dat ook te automatiseren.”

Om het direct rapporteren ook voor de zorg gemakkelijker te maken schaftte Saffier trolleys aan, met een laptop erop. Zo kan de zorg hun gedeelte van het plan ook actueel houden. Door het direct te doen maak je minder snel fouten, omdat je alles kan opzoeken en direct opschrijft. Alicia: “Het idee is dat we dit allemaal doen, maar dat is voor velen nog wel wennen.”

Meebewegen met de praktijk

Ons® Plan is een nieuwe ontwikkeling in Ons® en Saffier is één van de koploperorganisaties die het in de praktijk mag testen. Alicia ervaart dat als positief: "Doordat wij nu al zijn ingestapt kunnen we feedback geven en meedenken over de ontwikkelingen. We merken dat onze feedback serieus wordt genomen en goed wordt overwogen. Dat werkt wel prettig tot nu toe."