Ons^® Flexroosteren brengt Vivent rust, regie en realisme

In de zorg is planning een vorm van topsport. Als iemand ziek is, een route verschuift of een werknemer afbelt, ontstaat er direct druk op collega’s, planners én cliënten. En dat geldt ook voor Vivent, dat met ruim 1.300 medewerkers zorg verleent aan zo’n 3.000 cliënten in de regio Den Bosch. “Vooral sinds het afbouwen van zzp’ers voelden we het echt. Dan blijven diensten openstaan en weet je echt niet wie het nu gaat oplossen.”, vertelt Naomi Rynenberg, overstijgend planner van de intramurale zorg bij Vivent. In de zoektocht naar structureel verbetering stapte Vivent in de pilot voor Ons® Flexroosteren.

Geplaatst op 08-12-2025

Ons® Flexroosteren door Vivent - Nedap Ons®

Wat is Ons^® Flexroosteren?

Wanneer een roosteraar binnen Ons® Plannen & Roosteren geen beschikbare medewerker uit het team kan inplannen, biedt Ons® Flexroosteren de mogelijkheid om eenvoudig geschikte medewerkers buiten het team te zoeken en in te roosteren voor openstaande diensten.

Basis flexproces
Met het basisproces kan de roosteraar eenvoudig een dienst uitzetten naar een flexteam. Medewerkers die lid zijn van het flexteam kunnen zich voor deze diensten inschrijven via de planning- en roosterinzage. Na inschrijving kan je de dienst direct aan de meest geschikte medewerker toewijzen, doordat je belangrijke signalen als CAO- en ATW-overschrijdingen in het overzicht al worden getoond. Na de toewijzing stuurt Ons® Flexroosteren automatisch per e-mail een bevestiging naar de gekozen medewerker en een afwijzing naar de overige inschrijvers.
Uitgebreid flexproces
Door het uitgebreide flexproces in Ons® Flexroosteren te gebruiken kan je een flexaanvraag door meerdere teams en via verschillende lagen laten oppakken. Een roosteraar kan een flexaanvraag bijvoorbeeld doorzetten naar een regioteam, een externe pool of andere flexteams. Zo richt je het proces volledig naar wens in.

Flex- en zelfroosteren lijken op elkaar, maar zijn toch anders. Ze zijn afzonderlijk en in combinatie met elkaar te gebruiken, zoals Vivent doet.

Lees meer over Ons^® Flexroosteren

Een herhalend patroon van openstaande diensten

Intramuraal én extramuraal reageerden planners elke dag opnieuw op problemen van gisteren, door de groeiende zorgvraag en het tekort aan medewerkers. Naomi: “We zitten nog heel erg in het ad-hoc oplossen. Als er een dienst openstaat, gaat alle aandacht daar naartoe. Later komt nooit.” En dat heeft veel gevolgen:

Medewerkers die steeds wordt gevraagd of ze toch alsjeblieft willen komen.
Planners die vooral brandjes blussen, maar niet vooruit kunnen kijken.
Teams die gewend raakten dat zzp’er uiteindelijk de dienst zouden invullen.

“Toen Vivent ervoor koos om de zzp’ers uit te faseren kwam de echte paniek. Dan pas realiseer je je hoe afhankelijk je van hen bent geworden.”

Naomi Rynenberg, overstijgend planner bij Vivent

Ons® Flexroosteren brengt rust en duidelijkheid

De introductie van Ons® Flexroosteren veranderde die reactieve manier van werken. Planners kunnen eindelijk vooraf bepalen wanneer welke laag wordt ingezet. Dat brengt rust én regie. Dat kan ook Judith beamen, tactisch planner van de extramurale zorg bij Vivent: “Voorheen werd er van alles uitgezet zonder dat we wisten of dat wel paste. Nu hebben we écht grip op wie waar terechtkomt.”

Ook extramuraal geeft flexroosteren nieuwe ruimte. Omdat routes daar sterk fluctueren, helpt het dat planners hun diensttijden kunnen aanpassen aan de daadwerkelijke cliëntvulling. “Eerlijk is eerlijk,” zegt Judith, “soms moet je schuiven. Dan zie je dat deze route best naar een lager deskundigheidsniveau kan worden uitgezet, zodat je meer kans hebt dat iemand de dienst oppakt.” Het klinkt eenvoudig, maar het is precies die finesse die in de thuiszorg het verschil maakt.

Zin in het vooruitzicht

Hoewel het basis flexproces tijdens de pilot al veel opgeleverd heeft voor Vivent, zal het uitgebreide proces volgens Naomi en Judith het meest veranderen. Naomi licht toe waarom ze dat verwacht: “Alle medewerkers die je aanschrijft zien dan in één oogopslag welke diensten openstaan. Niet meer via appjes, lijstjes of iedereen die aan je bureau komt. Dat maakt het veel minder foutgevoelig.” En die meerwaarde geldt ook voor de planners. Judith: “Ik denk dat het uitgebreide proces voor ons het meeste gaat toevoegen, Het maakt het voor ons veel makkelijker om ons werk te doen.”

Waar de planner nu nog vaak ‘de boodschapper’ is die hoort welk teamlid wel of niet wil ruilen of inspringen, verschuift dat straks naar een transparant systeem waarin medewerkers zelf verantwoordelijkheid kunnen nemen. Judith: “De cao schrijft voor dat je eerst je eigen mensen de kans moet geven om diensten te pakken. Met de beschikbaarheid van de kernlaag in het uitgebreide proces kan dat zoals het hoort.”

Teams groeien naar elkaar toe

Flexroosteren brengt ook een beweging op gang richting bredere samenwerking. De planners kijken steeds meer organisatiebreed in plaats van binnen hun eigen locatie of teams.

Judith: “We komen uit een periode van zelfsturende teams. Heel waardevol, maar iedereen keek vooral naar zijn eigen clubje. We stappen daar nu van af door te werken met een clusterrooster. Je bent niet alleen onderdeel van je eigen team, maar van de hele organisatie. Dat probeer je als tactisch planner dan ook te stimuleren en daar helpt Ons® Flexroosteren zeker bij.” Naomi ziet hetzelfde in de intramurale setting: “Voorheen hoorde je: dit is míjn woning, míjn cliënten. Nu zie je dat muren zachter worden. Je gaat meer samen oplossen.”

“Je hebt eindelijk weer de ruimte om verder vooruit te kijken. Je werkt niet meer alleen voor morgen, maar voor de komende weken. Dat geeft grip.”

Judith Rothuis, tactisch planner bij Vivent

Geen nieuws is goed nieuws

Opvallend genoeg horen planners weinig directe feedback van zorgprofessionals zelf en dat is positief. Naomi lacht: “Als ze niks zeggen, werkt het meestal gewoon goed.” Wel merken ze dat medewerkers rust ervaren doordat planners minder rechtstreeks worden benaderd. De zorg kan zelf inschrijven wanneer het hén uitkomt en voelen minder sociale druk vanuit het team.

Een aanrader voor anderen

De inzichten van Naomi en Judith tonen dat flexroosteren veel meer is dan een handig functionaliteit. Het geeft zorgorganisaties rust, voorspelbaarheid en eerlijkheid in de inzet van flexibele medewerkers. Maar bovenal brengt het een mentaliteitsverandering op gang: van losse teams naar één gezamenlijke verantwoordelijkheid voor goede zorg. Zoals Judith het verwoordt: “Je hebt eindelijk weer de ruimte om verder vooruit te kijken. Je werkt niet meer alleen voor morgen, maar voor de komende weken. Dat geeft grip.” En Naomi sluit af met misschien wel de kern van het succes: “Het voelt alsof de planning weer klopt met de realiteit op de werkvloer.”

Ons^® Flexroosteren uitgelegd

Ben je benieuwd naar de voordelen van Ons® Flexroosteren voor jouw organisatie? Bekijk de webinar terug, waarin ontwikkelaar Kelly je precies vertelt hoe het werkt. En onder de video lees je direct de antwoorden op veelgestelde vragen terug.