Met dezelfde mensen meer betekenisvolle zorg

Meer cliënten en minder uren: wat nu?   
De afgelopen jaren groeide het aantal zorguren bij Hulp in Gelderland met meer dan 10% en ook dit jaar verwachten ze opnieuw een toename. Tegelijkertijd daalt het gemiddeld aantal uren per cliënt, wat betekent dat de vier parttime planners steeds meer cliënten moeten onderbrengen in steeds krapper wordende roosters. “We merkten dat de druk op onze planners toenam en dat we het steeds minder schaalbaar kregen met handmatig plannen alleen,” vertelt Tom Claassen, bedrijfsleider bij Hulp in Gelderland.  

Persoonlijke aandacht  
Voor Hulp in Gelderland is persoonlijke aandacht een belangrijk speerpunt: “We houden veel informatie bij over onze cliënten, hun netwerk en mantelzorgers. Die persoonlijke details maken het voor onze medewerkers veel gemakkelijker om contact te maken en een relatie op te bouwen.”, vertelt Tom. “De planhulp sluit hierop aan, omdat het rekening houdt met alle persoonskenmerken die in het systeem staan genoteerd. Het helpt een planner te focussen op de kwalitatieve en menselijke kant van het vak.”  

Een goed begin is het halve werk  
Wil je de planhulp kunnen inzetten voor passende suggesties, dan moet het de informatie wel kunnen vinden in Nedap Ons®. Tom: “We kwamen erachter dat alles valt of staat met datakwaliteit. Zowel cliënten als medewerkers moeten op de juiste plek en volledig in het systeem staan.” Is de data volledig en actueel, dan sluiten de suggesties van de planhulp goed aan op de praktijk. Daarom besloot Hulp in Gelderland de gegevens van hun cliënten en medewerkers te controleren en hun processen en beleid te herzien.  

Een belangrijke stap was bovendien de overgang van één groot planbord naar vijf regionale planborden. Door deze combinatie van acties kon Hulp in Gelderland per regio efficiënter plannen en de reistijd beperken. Die aanpak wierp zijn vruchten af: binnen korte tijd daalden de autorijkosten en werd de planning van nieuwe medewerkers na hun proeftijd gerichter en sneller geoptimaliseerd. 

De volgende stap: verlofplanning  
Inmiddels wordt de planhulp breder ingezet binnen de organisatie. Tom en zijn team ervaren de meerwaarde vooral in hun structurele processen, zoals gepland verlof. Er zijn plannen om na de zomer ook verlofplanning te integreren, waarbij een nieuw label voor invalkrachten helpt om eenvoudiger te schuiven bij vakantie- of ziekteverlof.  

Weg met de wachtlijsten  
In de praktijk blijkt de planhulp ook effectief bij het aanpakken van wachtlijsten. “Een paar maanden geleden hadden we een wachtlijst van moeilijk te verwerken aanvragen, die we handmatig niet goed weggewerkt kregen,” vertelt Tom. “Het was veel puzzelen, data aanpassen, opnieuw beginnen. Maar toen we met één van de planners de planhulp inschakelden, kregen we bij vijf cliënten direct drie tot vier bruikbare suggesties. Drie daarvan zijn daadwerkelijk doorgevoerd.” 

Ondanks de huidige werkdruk en het moeten wennen aan een nieuwe manier van werken, ziet Tom het draagvlak onder de planners toenemen: “De kwaliteit van de suggesties verbetert zichtbaar. Dat geeft vertrouwen, ook bij collega’s die eerst nog aarzelden.” De komende maanden focussen zij zich op het zelfstandig gebruiken van de planhulp en het uitbreiden van de toepassingen. “We streven ernaar dat het daarna structureel gebruikt wordt door onze planners.”, vertelt Tom.   

De mens voorop  
De introductie van de planhulp bij Hulp in Gelderland heeft uiteindelijk gezorgd voor meer efficiëntie en meer rust en vertrouwen in de planning. Zo is er ruimte om je aandacht écht te richten op de mens achter het rooster.  

Tom heeft voor andere organisaties die overwegen met de planhulp te starten, een duidelijk advies: begin pas als de basis op orde is. “Het is verleidelijk om snel live te gaan, maar als je structuur mist in je processen of je data niet op orde is, dan frustreert het meer dan het helpt.”