Hoe de planhulp tot stand kwam 

Van wens naar hulpmiddel  

“Daar waar er enkele jaren geleden nog weinig vraag was naar automatisch plannen, lijkt de markt nu veranderd te zijn”, vertelt Ties. Er zijn steeds meer cliënten, terwijl er minder mensen zijn die zorg kunnen leveren. Vroeger was de puzzel nog wel in een Excel te maken, inmiddels is de complexiteit niet meer goed te overzien. “Natuurlijk vroegen we ons af of de bezwaren die toen leefden er nog steeds zijn. Door de planhulp écht als een hulpmiddel neer te zetten en niet als vervanger voor de planner en enkel voorstellen te doen en niets op te leggen, merken we dat er enthousiast gereageerd wordt.”  

Met als uitgangspunt; het systeem doet suggesties maar de planner beslist altijd zelf, is het ontwikkelteam aan de slag gegaan voor allereerst de hbh-markt. Dat begon met het op orde brengen van de basis. Want om automatisch te plannen heb je veel informatie nodig, de data binnen een organisatie moet dus op orde zijn en blijven. Stel je hebt een medewerker die allergisch is voor katten, dan wil je voorkomen dat deze naar een cliënt met katten wordt gestuurd.     

 

Samen met klanten ontwikkelen  

Tijdens de kickoff werd besloten: we gaan niet “op de stoel van de planner” zitten. Het eerste prototype werd direct getest en besproken bij een tiental klanten. In die gesprekken werd opgehaald wat planners écht helpt om hun dagelijkse puzzel op te lossen. Hoeveel rekentijd is acceptabel? Hoe weten we of een voorstel ook echt beter is? Wat is de maatstaf?    

Dit samenspel met klanten is steeds gebleven. “Elke acht weken was er een reviewmoment”, vertelt Jurriën. Een vast onderdeel van de review was het dilemma op dinsdag waarbij ontwikkelaars en planners de uitdagingen en mogelijkheden bespraken met klanten. “Daarnaast zijn we zijn ook separaat bij een aantal klanten geweest”, vult Gerke aan. “We wilden zien hoe het systeem nou werkelijk in de praktijk wordt gebruikt. Wij kunnen het wel bedenken, maar wat werkt voor een planner nou echt?” Op deze manier groeide de planhulp stap voor stap uit tot een praktische en betrouwbare ondersteuning.   

Technische en ethische puzzels  

Het bouwen van de planhulp was technisch een flinke uitdaging. Het systeem moest grote hoeveelheden data kunnen verwerken en daaruit bruikbare voorstellen kunnen doen. Daarbij stuitten de ontwikkelaars op lastige vragen: 

• Wat is beter? Soms levert een suggestie veel reistijd op maar is het de enige manier om een cliënt te helpen. Wat weegt dan zwaarder, de reistijd of de cliënt? 
• Hoe ga je om met kosten? Als je alleen kijkt naar uurlonen, zou je de jongere medewerkers met lagere loonkosten eerder inzetten. Maar dat kan leiden tot oneerlijke verschillen.   
• Welke weging gebruik je? Bij elke suggestie worden factoren afgewogen: reistijd, reiskosten, ongepland werk, contracturen. Een verkeerde balans in de code waar per getal een gewicht wordt meegegeven, kan leiden tot onlogische of zelfs ongewenste uitkomsten.   

  

Het laat zien dat de planhulp niet zomaar een stukje software is, maar dat er vele technisch complexe en ethische afwegingen achter zitten. Jurriën vult aan: “Als ontwikkelaar werk je heel abstract. We hebben meerdere keren een vertaling gemaakt naar situaties en klanten naar hun voorkeur gevraagd. Wij vertaalden dit vervolgens weer naar het abstractieniveau van code, getallen en weging.”  

 

Wat levert het op?  

De planhulp bespaart planners veel tijd. Vooral bij onverwachte veranderingen of invalbeurten als er met landelijke planners gewerkt wordt, helpt de planhulp met slimme suggesties die vaak snel beoordeeld kunnen worden. Daarnaast kunnen organisaties flink besparen op reiskosten, soms wel 15%. Jurriën: “Een betere planning betekent dat er meer tijd vrijkomt voor zorg en daar draait het uiteindelijk allemaal om.”  

 

Vooruitblik  

De planhulp is nu al een compleet product met veel verschillende scenario’s, denk aan: “Help, ik heb een zieke medewerker” of “Ik heb nog plankaartjes die ik moet inplannen”, etc. Gerke vertelt enthousiast: “Het mooie is dat we nu al terug horen van klanten dat er zoveel functionaliteit in de planhulp zit”.   
  
Het slim matchen van zorgvraag en aanbod willen we de komende jaren ook voor andere sectoren mogelijk maken. Ties: “Daar spelen weer andere uitdagingen. Binnen de vvt hebben we bijvoorbeeld te maken met kortere zorgmomenten, en dus meer reistijd. En zorgzwaarte en deskundigheid spelen daar een grotere rol. Ook in de andere sectoren zullen we dus eerst de basis weer op orde moeten brengen.”