Eén dossier voor alle zorgverleners: Reinaerde vereenvoudigt multidisciplinair samenwerken met Nedap Ons^®

Met zo’n 3.800 cliënten en een team van ruim 2.600 medewerkers en 750 vrijwilligers levert Reinaerde een breed scala aan diensten, waaronder diagnostiek, behandeling, ambulante begeleiding, kinderdagcentra en dagbesteding. De zorgorganisatie biedt ondersteuning op twee woonlocaties en aan cliënten die zelfstandig wonen in de wijk. Vanwege de ontvlechting van de Carante Groep, waar Reinaerde onderdeel van was, verviel het centrale ecd. 

Karen Schipper, gz-psycholoog bij Reinaerde en als werkgroepvoorzitter begeleiding en behandeling betrokken bij de implementatie van Nedap Ons®: “We zagen al langer dat het werken met verschillende systemen veel dubbel werk opleverde en de samenwerking tussen disciplines bemoeilijkte. Toen aan het begin van de implementatie duidelijk werd wat het nieuwe ecd allemaal kon, stelden we onszelf de vraag: ‘Waarom gaan we dan door met onze huidige dossiersoftware voor behandelaren?’ Dit was het moment om echt een verandering door te voeren.”

Van gescheiden systemen naar integrale samenwerking
Voorheen werkte Reinaerde met twee gescheiden systemen voor verschillende zorgverleners. Dit betekende dat begeleiders, gedragskundigen en medische zorgverleners apart hun registraties deden, wat leidde tot dubbele administratie en beperkte informatie-uitwisseling. Karen: “Een gedragskundige moest maatregelen soms op twee plekken invoeren en een arts moest handmatig zorgen dat adviezen op de juiste plekken terechtkwamen. Dat was niet alleen inefficiënt, maar verhoogde ook het risico op fouten.” 

Met de keuze voor Nedap Ons® wilde Reinaerde een systeem waarin alle zorgverleners in één dossier konden samenwerken. In eerste instantie was er aarzeling bij de huisartsen, verpleegkundig specialisten en artsen vg over het invoeren van informatie in een gedeeld dossier. Karen: ”De grootste zorg was: hoe borgen we het medisch beroepsgeheim? Artsen wilden niet dat gevoelige informatie zomaar inzichtelijk zou zijn voor iedereen. Na een aantal intensieve sessies hebben we gekozen voor een werkwijze waarbij medische zorg gebruikmaakt van de SOEP-methodiek (Subjectief, Objectief, Evaluatie en Plan), waarbij bepaalde delen van de rapportage standaard worden afgeschermd. Ook kregen artsen en andere behandelaren de mogelijkheid om vertrouwelijke informatie te verbergen voor begeleiders, zodat het beroepsgeheim gewaarborgd blijft.” 

Eenvoud en standaardisatie voor een succesvolle implementatie
Reinaerde koos bewust voor een best-of-suite aanpak in plaats van een best-of-breed strategie, waarbij losse systemen voor specifieke disciplines worden ingezet. Karen: ”Wat ons erg aansprak aan Nedap Ons® is dat de software gebaseerd is op gestandaardiseerde werkwijzen, zodat medewerkers niet werden overspoeld met eindeloze keuzemogelijkheden. En het systeem is intuïtief: zodra je het opent, snap je eigenlijk direct waar je moet zijn. Dat helpt enorm in het dagelijks gebruik.” 

Vanaf het begin hebben de vertegenwoordigers van de werkgroepen duidelijke grondslagen bepaald en die zijn gedurende het hele traject leidend gebleven. Karen: “Deze uitgangspunten hielpen om te voorkomen dat we gaandeweg te veel zouden afwijken door individuele wensen of praktische bezwaren. Dat heeft ons geholpen om samen een helder en werkbaar systeem neer te zetten.”  

De impact van Nedap Ons® op de dagelijkse zorgverlening
Na de overstap naar Nedap Ons® heeft Reinaerde verschillende positieve veranderingen ervaren. Karen: “Het grootste voordeel is dat we nu minder administratieve last hebben. Vroeger moesten gedragskundigen en artsen alles op twee plekken vastleggen. Dat hoeft nu niet meer en dat bespaart enorm veel tijd.” Daarnaast is de samenwerking beter geworden. Karen: “Waar je vroeger moest zoeken in verschillende systemen, kun je nu met één klik zien wat er speelt bij een cliënt. Dat maakt het multidisciplinair werken een stuk eenvoudiger.” 

Ook cliënten van Reinaerde profiteren van de implementatie van Nedap Ons®. Karen: ”Voor cliënten betekent dit dat afspraken beter worden nagekomen en dat de communicatie tussen verschillende disciplines soepeler verloopt. Een arts of gedragskundige kan nu direct zien wat een begeleider heeft gerapporteerd, en andersom. Daardoor kunnen we sneller en gerichter inspelen op de behoeften van de cliënt.”

Toekomstplannen en verdere ontwikkelingen
Twee jaar na de implementatie van Nedap Ons® blijven zowel Reinaerde als het ecd zich ontwikkelen. Na de uitbreiding met Ons® Medicatie wordt er momenteel gewerkt aan de implementatie van spraakgestuurd rapporteren, wat de administratieve last verder moet verlagen. 

Een van de wensen die Reinaerde heeft voor de toekomst, is een verbeterde koppeling tussen Nedap Ons® en huisartsinformatiesystemen, vooral voor cliënten die woonachtig zijn in de wijk en een eigen huisarts hebben. Karen: ”Op dit moment krijgen we medische gegevens van huisartsen vaak in de vorm van een uitdraai, soms van wel 50 of 60 pagina’s. Dit betekent dat onze medische dienst handmatig de belangrijkste informatie eruit moet halen en opnieuw moet invoeren. Dat is tijdrovend en kan leiden tot fouten of gemiste informatie. Nedap moet natuurlijk keuzes maken in wat ze als eerste ontwikkelen. Soms willen wij iets wat niet direct bovenaan hun prioriteitenlijst staat, en dat is begrijpelijk.” 
 
De medewerkers van Reinaerde kijken terug op een geslaagde implementatie. Karen: ”De overstap naar een nieuw systeem is nooit zonder uitdagingen en met name in het begin was het wennen. Mensen waren zoekende, hadden vragen en moesten echt even door de eerste periode van ongemak heen. Maar inmiddels horen we steeds vaker: ‘Wat een verademing dat alles op één plek staat’.