De overstap naar Nedap Ons^® was vooral heel erg leuk!

Gefaseerde uitrol

Judith werkt 26 jaar bij Siza, waarvan de laatste 12 jaar als functioneel beheerder. Daarvoor zat ze bij de zorgadministratie. Bij de implementatie van Nedap Ons® werd Siza geholpen door Accordis. De administratie ging als eerste over. Dat ging vlot, medewerkers waren snel gewend en enthousiast. Judith: “Mijn verleden bij de zorgadministratie kwam ook goed van pas bij de uitrol van Nedap Ons®.”

Voor de overgang naar het ecd werd een jaar langer de tijd genomen. Er werd een team samengesteld van alle disciplines die ermee gingen werken, waaronder behandelaren, regiebegeleiders en artsen.

Samen met Accordis werd gekeken naar het zorgproces van Siza en hoe de inrichting van Nedap Ons® daar het best bij aansloot. Vervolgens ging een klein team langs alle locaties om het nieuwe pakket te promoten. Judith: “We hebben veel aandacht gegeven aan trainingen, die door Accordis werden verzorgd. Aansluitend aan de trainingen gingen medewerkers direct aan de slag in het systeem. Daarbij werden buddies ingezet die collega’s hielpen op locaties en groepen. Wat ook hielp was dat Nedap Ons® er heel ‘gelikt’ uitziet, dat maakt het leuker om in te werken en daardoor kregen we medewerkers makkelijker mee.”.

Voordelen van SaaS

Daar waar in het begin werd opgezien tegen de overgang werd al snel duidelijk wat de voordelen waren van een SaaS-oplossing. “Met name bij updates.”, vertelt Judith. “Vroeger lag het systeem een halve dag plat als er een update geïnstalleerd moest worden, omdat het allemaal op eigen servers stond. Met Nedap Ons® gaat dat veel makkelijker. Bij een update merk je dat nauwelijks.”

Haar collega Tim Frensen bevestigt dit. Hij is sinds 2,5 jaar functioneel beheerder naast Judith. “Updates zijn heel voorspelbaar, altijd op dinsdag. Er wordt goed over gecommuniceerd, een toelichting is altijd vindbaar op het supportportaal.” Ook ervaart Tim de Ons® Suite over het algemeen, als een stabiel pakket waarvan het beheer gebruiksvriendelijk is. Als voorbeeld noemt hij de Vektis-koppeling waaraan nu door Nedap gewerkt wordt. “Deze, aanstaande, koppeling met het AGB-register is een groot goed. Daarmee zet je de gebruiker aan zet om zijn eigen gegevens te beheren. Dat maakt het voor ons als beheerders een stuk makkelijker en overzichtelijker.”

 

Praktijkervaring verbinden aan it-systemen

Tim werkte voorheen zelf in de ghz en jeugdzorg. “Ik was op zoek naar iets op het snijvlak van zorg en ondersteuning. En dat is hier bij Siza gelukt. De ondersteunende rol past me goed. De ervaring uit de praktijk kunnen verbinden aan it-systemen helpt mij enorm.” Tim keek veel mee met zijn collega’s en hij kent de methodische cyclus zelf vanuit de praktijk. Als voordeel benoemt hij dat hij vanuit zijn beheerdersrol de verbanden tussen bijvoorbeeld het invullen van een vragenlijst en het ophalen van de juiste informatie om aan een zorgplan te kunnen beginnen, goed ziet. “En dan zie je ook dat de logica in Nedap Ons® goed zit, het werkt intuïtief.”

Standaardisatie geeft minder gedoe

Vanuit de zorgadministratie weet Judith dat wetgeving regelmatig veranderd. Nedap heeft hier veel aandacht voor en handelt proactief. Zo heeft Siza er meestal geen omkijken naar. Tim: “Dat is ook een voordeel van werken met een gestandaardiseerd pakket. Als organisatie en beheerder heb je minder gedoe met wet- en regelgeving, het wordt automatisch goed ingericht.”

Maar dat geldt niet alleen voor regels omtrent de wet.

Met het gebruik van Nedap Ons® wordt je eigen zorgproces ook tegen het licht gehouden. Wat is echt nodig en wat maakt het alleen maar ingewikkeld voor collega’s in de zorg?” Nedap maakt keuzes en houdt het zo simpel mogelijk, dat betekent ook dat er soms wordt gekozen om dingen niet te doen. “Dan wordt er door gebruikers gevraagd of er een notificatie in de vorm van een pop-up of een pingetje gemaakt kan worden. Maar Nedap stimuleert gebruikers zelf na te denken. Het beheer is daardoor makkelijk maar het betekent wel meer uitleg en training voor de eindgebruiker.” Siza doet dat in de vorm van een training door het SizaCollege.

Quickscan

Siza laat zich ook goed adviseren als het gaat om het beheer van Nedap Ons®. Judith: “Na een paar jaar werken met de Ons® Suite wilden we weten of alles nog op de juiste manier ingericht was en of we de suite gebruiken zoals het bedoeld is.” Siza liet hiervoor een quickscan uitvoeren door Accordis. Judith: “Hieruit kwamen aanbevelingen naar voren waarmee we aan de slag konden. Daarbij hebben we tijdens regio-overleggen ook contact gezocht met andere zorgorganisaties; om te horen hoe zij te werk gaan. Hierdoor leren we van elkaar en sta je sterker in het aangeven van doorontwikkelpunten.”

Plezier in gebruik en beheer

Zowel Judith als Tim ervaren het werken met Nedap als plezierig. “Het is een heel makkelijk systeem.” Dat is ook wat Tim collega-instellingen zou willen meegeven: “Kijk kritisch naar wat je wil. Met maatwerk kan je het je juist heel erg moeilijk maken en collega’s meer druk en werk opleggen. Een gestandaardiseerde oplossing zoals de Ons® Suite kan juist helpend zijn in het totale proces.”