De Limburgse zorgorganisatie Daelzicht is gespecialiseerd in de zorg en behandeling van mensen met een verstandelijke beperking. Om toekomstbestendige zorg te kunnen bieden in een complexer wordende samenleving die steeds meer eisen stelt aan hun doelgroep, ontwikkelden zij een nieuwe zorgvisie. Op basis hiervan koos Daelzicht voor Ons®, het Elektronisch Cliënt Dossier (ECD) van Nedap.
Met zo’n 1.500 medewerkers en 700 vrijwilligers doet Daelzicht er alles aan om het leven van hun 2.000 cliënten zo fijn mogelijk te maken. Vanuit ruim 80 locaties verdeeld over Limburg bieden zij onder meer beschermd wonen, dagbesteding en thuisondersteuning.
Een nieuwe zorgvisie
Door hun cliënten goed te leren kennen verleent Daelzicht zorg die aansluit op wat cliënten willen, kunnen en nodig hebben. Op basis van deze visie ging de zorgorganisatie op zoek naar een passend ECD. Een bijkomend doel was de overgang naar een meer uniforme werkwijze, zodat de verschillende afdelingen dezelfde invulling zouden geven aan zorgprocessen en ondersteuningsplannen.
Antoinette Rutten-Van Bommel, Manager Informatisering en projecteigenaar vanuit Daelzicht: “De overstap naar een nieuw ECD is een hele verantwoordelijkheid. Maar door een uniforme manier van werken vanuit één systeem weten alle zorgverleners rond een cliënt wat de laatste stand van zaken is, hoe de overdracht verloopt en of de samenwerking voldoende is.”
Esther Jongen-Nijssen, coördinerend begeleider bij Daelzicht en onderdeel van de projectgroep: “Wij werken met cliënten waarbij we het zorgplan regelmatig moeten evalueren om doelen en afspraken bij te stellen. Omdat de cliëntgegevens werden bijgehouden in verschillende, gebruiksonvriendelijke programma’s vroeg dit veel tijd en geduld. We wilden alle gegevens rond een cliënt kunnen opslaan en bewerken vanuit één centraal dossier.”
"Nedap weet wat er speelt in de gezondheidszorg en dit leidt tot innovaties waar wij nu snel en gemakkelijk gebruik van kunnen maken."
Antoinette Rutten-Van Bommel
Manager Informatisering en projecteigenaar
Het keuzetraject
Daelzicht nodigde twee softwareleveranciers uit voor een sessie met de projectgroep, waarin onder meer informatiebeheerders, zorgbemiddelaars, gedragsdeskundigen en coördinerend begeleiders vertegenwoordigd waren. Eén van die leveranciers was Nedap, die zij een paar jaar geleden hadden leren kennen op de Zorg & ICT beurs. Het werd al vrij snel duidelijk dat Ons® het best paste bij de visie van Daelzicht, maar ook het totaalplaatje voldeed aan de wensen.
Esther: “Tijdens de presentatie was ik meteen enthousiast over de mogelijkheden van Ons®, met name voor het maken van zorgplannen. Wanneer je gegevens invult en bepaalde keuzes maakt door het aanvinken van hokjes, worden mogelijke vervolgstappen automatisch weergegeven. Ook in de praktijk werkt dit heel fijn.”
Antoinette: “Het belangrijkste is natuurlijk dat onze zorgmedewerkers op een intuïtieve manier kunnen werken met het ECD. Maar een SaaS-oplossing als Ons® ontzorgt ons ook op het gebied van informatiebeveiliging en techniek. Zo hebben wij geen datacenter of externe opslagmiddelen meer nodig en staan alle cliëntgegevens veilig op één centrale plek.” Na een marktconsultatie ging ook de raad van bestuur akkoord met de keuze voor Nedap.
Gefaseerde overgang naar een nieuwe werkwijze
Voor het vervolgtraject werden meerdere implementatiepartners van Nedap uitgenodigd voor een presentatie. Deze organisaties helpen met de implementatie, optimalisatie en migratie van het nieuwe ECD. Antoinette: “Wij zijn nog steeds blij met de keuze voor Quattri en zijn erg tevreden over de samenwerking.”
De implementatie van het nieuwe ECD gebeurde in twee fasen. Eerst gingen de administratie en de ambulante zorg over op het nieuwe systeem, gevolgd door de zorgdossiers, gedragsdeskundigen en paramedici.
Implementatie en leren op afstand
Omdat het complete implementatietraject plaatsvond tijdens de coronacrisis kregen de medewerkers training door middel van e-learning en webinars. Esther: “In Ons® heb je als gebruiker alleen toegang tot relevante gegevens en bewerkingen. Medewerkers konden zich daarom inschrijven voor webinars specifiek gericht op hun functie. We demonstreerden doelgericht de werking van het nieuwe ECD via een livestream en konden direct vragen beantwoorden.”
Antoinette: “Het leren op afstand zorgde voor de nodige uitdagingen, omdat je niet alle mogelijkheden kunt behandelen in een e-learning en medewerkers niet allemaal even digivaardig zijn. Maar het was natuurlijk ook een megaverandering van de vertrouwde werkwijze.”
Esther: “Na de overgang op het nieuwe ECD heeft mijn telefoon een hele tijd als een soort van helpdesk gefunctioneerd. Vooral de meest ervaren medewerkers hadden wat moeite om over te schakelen. Ze gebruikten Ons® in het begin dan ook met name voor rapportages. Zodra ze de mogelijkheden en voordelen van de nieuwe manier van werken zelf hadden ervaren, werden ze al snel enthousiast.”
Nu fysieke ontmoetingen weer mogelijk zijn wordt de kennis van medewerkers verder bijgespijkerd met behulp van zogenaamde ‘Roadshows’. Antoinette: “Zorgmedewerkers uit de projectgroepen bezoeken de verschillende teams, om hen persoonlijk te begeleiden en vragen over het nieuwe ECD te beantwoorden.” Esther: “Daarnaast willen we met de Roadshows ook de uniformiteit verder stimuleren, door te zorgen dat iedereen op dezelfde manier met Ons® gaat werken.”
Projectevaluatie
Voor de toekomst staan er nog een aantal dingen op de wensenlijst van Daelzicht. Antoinette: “We willen graag dat onze artsen ook met Ons® gaan werken. We weten zeker dat het onze cliënten, maar ook henzelf, beter zou ondersteunen. Het punt is vooral dat het hen aan tijd ontbreekt om die verandering door te voeren, bijvoorbeeld door een tekort aan personeel.”
Esther: “We hebben als organisatie veel geleerd van deze implementatie. Wie weet gaan we in de toekomst met meer functionaliteiten van Ons® werken. We weten dan al waar verbeterpunten zitten, bijvoorbeeld op het gebied van interne communicatie.”
Een jaar na de start zit het implementatietraject nu in de afrondingsfase. Dit betekent dat het project overgaat naar de werkvloer, waar medewerkers er volledig mee aan de slag gaan. Antoinette: “Het was een uitdagende periode, maar ik ben erg trots op het resultaat dat we samen hebben neergezet.”
Daar moet op gegeten worden!
Om iedereen te bedanken voor hun inzet tijdens de implementatie bakten cliënten van De Munnik en De Dagbeeker, dagbestedingslocaties van Daelzicht, cakes voor alle afdelingen. De in totaal 180 cakes werden aangeboden door Daelzicht en Nedap.
Ook starten met Ons? Kom in contact!
Romé Zinkweg
+31 (0) 85 212 62 30
healthcare@nedap.com