Eenvoudig je rooster en bezetting beheren met Ons^® Rooster

De kracht van een integrale oplossing zoals de Ons® Suite zit vooral in het gebruiksgemak. Alle gegevens van een zorgorganisatie staan in één systeem. Daan Gerrits, product-owner van Ons® Rooster: “Wanneer je als roosteraar of planner bent ingelogd in Ons®, beheer je gemakkelijk de roosters en uren van zorgmedewerkers. In de Diensten-stand kun je in één oogopslag zien of jouw rooster compleet is. In de Medewerker-stand zie je direct welke impact het rooster heeft op jouw team, doordat je inzicht hebt in de verlof- en compensatie-uren.”

Wanneer het rooster gepubliceerd is hoef je als roosteraar niet steeds bezig te zijn met het verwerken van wijzigingen. Zorgmedewerkers kunnen in het Medewerkersportaal zelf diensten ruilen, verlofaanvragen indienen en de duur van hun diensten achteraf aanpassen. De gewerkte diensten in de roostermodule worden vervolgens automatisch verwerkt in de urenadministratie.

Relevante gegevens direct beschikbaar voor flexwerkers

Door het tekort aan arbeidskrachten is het voor zorgorganisaties prettig om medewerkers flexibel te kunnen inzetten, bijvoorbeeld tussen verschillende afdelingen of locaties. Ook de tijdelijke inzet van externe flexwerkers kan bijdragen aan het opvangen van gaten in de planning.

Daan: “Als roosteraar kun je eenvoudig diensten aanbieden en afnemen via het Medewerkerportaal. De flexwerkers die een dienst krijgen toegewezen hebben automatisch toegang tot de relevante cliëntgegevens binnen Ons® Dossier. Zij zien dan alleen de cliëntgegevens die zij nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren. De gegevens van andere cliënten zijn afgeschermd.”

Eenmalig autorisaties inrichten

Als een organisatie start met Ons® moeten autorisaties ingericht worden voor alle medewerkers. Zorgmedewerkers loggen in met behulp van een authenticator en krijgen toegang tot alle voor hen relevante informatie in het gezondheidsdossier, waaronder de medicatielijsten van hun cliënten.

Wanneer de organisatie gaat werken met een externe toedienregistratieapplicatie moeten al deze autorisaties apart worden ingericht. Dit wordt extra uitdagend door de toename van uitzendkrachten en zzp’ers in de zorg. Ons® biedt een userflow om flexwerkers eenvoudig toegang te geven tot cliëntdossiers. Heeft een medewerker toegang tot het dossier van een cliënt, dan heeft die medewerker ook direct toegang tot de medicatielijsten.

De ervaringen met Ons® Rooster van Dagelijks Leven

Dagelijks Leven werkt sinds 2017 met Ons®. Deze snelgroeiende organisatie is gespecialiseerd in de zorg voor mensen met dementie en andere vormen van geheugenverlies. Met meer dan 3.500 medewerkers bieden zij zorg op ruim 100 kleinschalige woonzorglocaties, verdeeld over heel Nederland.

Iedere locatie van Dagelijks Leven heeft eigen roosteraars, die onderdeel uitmaken van de zorgteams. Zij vullen de diensten in Ons® Rooster volgens de Arbeidstijdenwet, waarbij ze zoveel mogelijk rekening houden met de behoeften en wensen van medewerkers. Nancy Hengeveld, locatiemanager bij Dagelijks Leven: “Een team gedijt goed op rust en regelmaat in de roosters. Ons® Rooster geeft ons een goed inzicht in de onregelmatigheden. Je ziet bijvoorbeeld dat bepaalde collega’s heel veel gewerkt hebben of juist wat minder. Waar nodig kun je daarop sturen, bijvoorbeeld om de werk-privébalans te bewaken.”

Ons® Rooster helpt ook bij een betere bezetting van de teams en het onderstreept de visie van Dagelijks Leven. Nancy: “Dankzij de grafieken en de modules kun je zien hoeveel medewerkers je van iedere vakgroep hebt, en hoe ze ingezet worden. Zo kun je sturen op continuïteit. Daarnaast hanteren wij de visie; Ken mij, zie mij, hoor mij en laat mij. Ons® Rooster waarborgt een betere onderlinge afstemming en een vertrouwde omgeving voor onze bewoners. Mensen met geheugenproblemen hebben veel baat bij regelmaat en het zien van bekende gezichten. Dit komt de kwaliteit van zorg ten goede en draagt bij aan een prettige werkomgeving voor onze medewerkers”.

Brenda van Meel, gespecialiseerd verzorgende psychogeriatrie en roosteraar: “Binnen ons team merk ik dat er veel behoefte is aan inspraak in het rooster. In Ons® Rooster kunnen zorgmedewerkers zelf aangeven welke voorkeursdiensten ze hebben en welke dagen ze vrij willen. Daarnaast kunnen ze ook zelfstandig diensten ruilen. Zo heb ik als roosteraar meer overzicht en kan ik gemakkelijker diensten toewijzen of wijzigen en afwezigheden ver van tevoren plannen.”

Blijvend in ontwikkeling

Ons® Rooster wordt in samenwerking met de roosteraars van onze klanten steeds doorontwikkeld. Daarbij kijken we naar een zo breed mogelijke toepassing voor onze klanten in de vvt, ghz en ggz.

Daan: “Wij geloven in de kracht van eenvoud. Om de overzichtelijkheid en gebruiksvriendelijkheid te borgen, kiezen wij er bewust voor om de meest gangbare functionaliteiten toe te voegen aan onze roostermodule.”

Zelf aan de slag met Ons® Rooster?

Ons® Rooster is onderdeel van de Ons® Suite. Dit betekent dat zorgorganisaties die gebruik maken van Ons® de geïntegreerde roostermodule zonder extra kosten kunnen toepassen.

Meer weten over het gebruik van Ons® Rooster? Bezoek dan deze pagina.